¿Por qué es así? Esto se debe a que las cosas se olvidan fácilmente cuando intentas resolver problemas y atender a tus clientes. También es habitual que la gente entienda de forma distinta ciertos aspectos de una conversación o negociación y simplemente recuerde las cosas de forma diferente.
Poner por escrito un acuerdo o una discusión permite que ambas partes de la transacción comprendan con mayor claridad lo que están acordando. Aunque siempre es posible que las dos partes discutan posteriormente sobre el significado de determinadas partes del escrito, la inmensa mayoría de los desacuerdos se eliminan con una simple declaración o acuerdo por escrito.
No siempre es cómodo, ni siquiera necesario, pararse a tomar notas, y en determinados entornos comerciales (tiendas de comestibles, restaurantes o comercios), pero apuntar una nota rápida sobre una conversación puede tener consecuencias importantes más adelante. ¿Has intentado alguna vez recordar una conversación de hace una semana, un mes o incluso un año? Intenta recordar o recrear información cuando acabas de recibir un aviso de que te van a demandar. La mayoría de las veces es imposible o es tan inexacta que no resulta útil a la hora de defenderse ante un tribunal. Afortunadamente, tengo muchos clientes que han conseguido defenderse de demandas o reclamaciones falsas de personas que intentaban aprovecharse de ellos gracias a su buen mantenimiento de registros. Estos registros pueden ser literalmente la diferencia entre perder decenas de miles de dólares o perder tu negocio.
He aquí algunos ejemplos de asuntos que pueden (o podrían) resolverse fácilmente con un buen mantenimiento de registros: Disputas de los empleados sobre el pago de salarios. Aunque existen requisitos muy estrictos de información al gobierno y a Hacienda sobre los salarios, algunos pequeños empresarios tienen la mala costumbre de pagar a los empleados en efectivo o completamente «por debajo de la mesa». Lo hacen por muchas razones diferentes, ninguna de las cuales es buena para el negocio. Como esta práctica nunca va a desaparecer del todo, como mínimo, el empresario debe llevar un libro de contabilidad o recibos de cualquier pago en efectivo y debe anotar brevemente la transacción.
Las cuestiones relacionadas con el pago de salarios son probablemente el problema más común por el que los propietarios de pequeñas empresas son llevados a los tribunales. Además, no es algo que deba tomarse a la ligera, ya que vulnera algunas leyes federales graves.
Hay otras áreas en las que las pequeñas empresas pueden meterse en problemas por no llevar registros. Por ejemplo, cada vez que una empresa participa en algún programa gubernamental en beneficio de clientes o empleados, existen directrices y requisitos de información muy estrictos, así como la creación y el mantenimiento de políticas empresariales. Un ejemplo común es cuando se aceptan pagos EBT o prestaciones sociales. El gobierno espera que todas las empresas que participan en este programa tengan un programa de formación muy detallado y activo para las empresas que aceptan pagos de prestaciones sociales, vales de comida o tarjetas puente. El incumplimiento de estos requisitos o la incapacidad de demostrar su cumplimiento por escrito puede acarrear graves sanciones económicas que podrían suponer el cierre de una empresa.
Por desgracia, los propietarios de pequeñas empresas de hoy en día deben ser siempre conscientes de la posibilidad de demandas judiciales y deben tomar medidas activas para protegerse, a menudo mediante un buen mantenimiento de registros. Lamentablemente, los días en que sólo se ofrecía al público un buen producto o servicio a un precio justo han pasado a la historia.
